| 業種 | 職種 | 役職 |
|---|---|---|
| 情報サービス業 | 事務職 | 一般職 |
所属部署の業務内容や役割をお聞かせください。
私はお客様との取引・仕入先ベンダーとの取引の成約審査を行う部署で働いています。主な業務は発注時に届く請求書の処理で、毎月約1万件の請求書を処理しています。
私が担当する業務は、請求書処理の進捗管理や請求書処理に関連する作業を行うことです。
Tocaroをどのように活用されていますか？
リクエストをよく使用しています。リクエストのテンプレートを用意しており、請求書処理の基本的な流れを番号付き順番に記載しています。このテンプレートを使用すれば、誰でも正しいステップで請求書を処理することができます。
リクエスト名には、管理番号・伝票番号・請求書の支払先・支払日・記載するようにしており、一覧を見るだけでどの請求書がどのステップまで進んでいるかがわかるようになっています。
請求書処理を進めると、請求書以外にも伝票など関連する書類が増えていきます。リクエストは添付ファイルもできるので、関連書類もまとめてリクエストに添付しています。このため、リクエストを見るだけで、請求書の処理に関連する情報を簡単に把握できます。
以前はどのように業務を進めていましたか？
請求書の処理を進めるためには、いくつかのステップが必要です。以前からも、もちろん適切に請求書の処理を進めていましたが、どのステップまで進んでいるかが分かりづらい状態でした。
ある時、営業部署から「請求書処理の進捗状況がわかりづらいと、お客様とのやり取りで困る」という声が上がり、営業部署から提案されたリクエストを使い始めました。
Tocaro活用の効果を教えて下さい
ステップを踏んだ進捗が確認できるのはとても便利です。リクエストには、誰がいつ処理をしたかが記録されているため、請求書の処理が終わったあとも確認することができます。
また、リクエスト以外にもノート機能を利用して、請求書処理ごとの送り先や送るメッセージの文例などを記録しておくことで、新しく入った担当者でもスムーズに請求書処理の業務を始めることができます。