| 業種 | 職種 | 役職 |
|---|---|---|
| 情報サービス業 | 事務職 | 一般 |
所属部署の業務内容や役割をお聞かせください。
私たちの部署は、お客様先のシステム保守やフィールドサービスなどの業務を担当しており、場合によってはシステム構築も行います。主な担当地域は名古屋であり、静岡も担当することがあります。
私たちの部署には４つの課があります。私は全ての課で、成約や経費精算などの処理を担当しています。在宅勤務と出社の割合は半々程度です。
Tocaroをどのように活用されていますか？
私は見積もり・成約・経費精算処理のチェックや承認フローを素早くするためにリクエストをよく使用しています。例えば、見積もり書は課長から部長と順番に承認をもらう必要があります。リクエストは承認をもらう順番を設定して申請ができるのでとても便利です。
また見積もり・成約・経費精算処理には必要な添付書類や記載事項などがあります。担当者から上長へ直接承認をもらえば完了するのですが、書類の添付漏れなど色々な不備が発生します。そのため担当者から一度私へ申請を送ってもらい、内容をチェックしてから各上長へ申請を送るようにして、各処理がスムーズに進むようにしています。
以前はどのようにコミュニケーションしていましたか？
以前は、見積もり・成約・経費精算の書類を紙で印刷して、課長や部長に手渡し、承認を得ていました。しかし、課長や部長が出張中には承認できないため、業務が滞ることがありました。
そのため出張先でも課長や部長が承認できるようにするためにTocaroのリクエスト機能を活用し始めました。
Tocaro活用の効果を教えて下さい
リクエスト機能を使うことで、課長や部長は出張先でもスマートフォンから簡単に承認処理を行えるようになりました。在宅勤務中でもすぐに承認してくれるのでありがたいですね。
また自分がチェックした後の各申請の進捗状況が見えることも良いポイントです。担当者や課長・部長がちゃんと処理してくれたかがわかるため、安心感があります。