| 業種 | 職種 | 役職 |
|---|---|---|
| 情報サービス業 | 営業職 | 部長 |
所属部署の業務内容や役割を教えてください。
私たちの部署は、インフラ系の請負やセールス、インターネットサービスプロバイダの運営など、多岐にわたる業務を担当している営業部署です。私たちの組織は東京、名古屋、大阪、広島に拠点を持っております。私自身は、部長としての役割を担っており、メンバーの管理や問題発生時の対応等、全体を俯瞰する責任を負っています。
Tocaroをどのように活用されていますか？
私たちの部署では、Tocaroのグループメール連携を活用しています。活用方法は主に2つあり、
1つ目は、業務の中でメールでの問い合わせが来た際、メールの内容をTocaroに通知させています。Tocaroで通知させることにより、問い合わせの内容や進捗状況をリアルタイムで共有できるため、管理者として業務が把握しやすくなっています。
2つ目は、私自身が重要だと考える問い合わせや漏れては困る内容をピックアップし、グループメール連携を活用して関係者に通知しています。特にサポート期限の案内など、重要な事項を見逃すリスクを減らすことができ、メンバーのフォローや責任の明確化に役立っています。
以前はどのようにコミュニケーションしていましたか？
以前は、メールでのやりとりのため、誰が対応しているのか等反応がわからず、管理職としては、都度対応漏れがないかや担当者を確認する必要がありました。また、メンバーとの主なコミュニケーションツールはTocaroのため、メールでのお問い合わせ等対応が必要な連絡の際は、メールの文をコピーしてメッセージとして張り付けるか、またはメールが来た連絡をTocaroで周知する等の手段を取っておりました。
Tocaroの活用効果を教えてください。
Tocaroのグループメール連携の活用により、問い合わせ等が来た際、誰が担当しているのかがわかるため、業務や責任の管理が容易になりました。
また、長い文章のメールや細かい内容が記載されているメールをTocaroに書き写す手間がなくなり、楽になったと実感しています。メールの内容をそのまま伝えられるため、相手に伝わりやすくなったことで、コミュニケーションの誤解やミスを減らすことができました。
今後は、メールの自動転送機能なども積極的に活用し、より効率的に業務を進めていくことを検討しています。